KI für KMU: Welche Lösung passt? NORTHBOT, Copilot, ChatGPT & HubSpot

Was bedeutet KI in der Praxis für KMUs

Für KMU ist KI vor allem dann relevant, wenn sie konkrete Probleme löst: weniger manuelle Arbeit, schnellere Abläufe, bessere Kundenkommunikation oder mehr Transparenz in Prozessen. Die wenigsten KMU planen eine grosse KI-Transformation. Viel häufiger geht es darum, an den richtigen Stellen anzufangen und Schritt für Schritt Erfahrung zu sammeln.

Genau hier unterscheiden sich die Lösungsansätze: Copilot und ChatGPT Enterprise sind in erster Linie Werkzeuge für Wissensarbeit und Kommunikation. HubSpot-Agenten bringen KI direkt ins CRM. Eine Plattform wie NORTHBOT verfolgt einen anderen Ansatz und setzt KI als zusätzliche Schicht über Prozessen und Systemen ein.

Microsoft Copilot: Der naheliegende Einstieg in KI für KMU

Microsoft Copilot versteht sich als allgemeiner KI-Assistent für Endanwender:innen und Unternehmen. Die grösste Stärke liegt in der direkten und tiefen Integration in Microsoft-365-Applikationen wie Word, Excel, Teams oder Outlook. Ergänzt wird dies durch sogenannte Company-GPT-Funktionen, die auf interne Unternehmensdaten und Prozesse zugreifen können.

So verbessert Copilot vor allem individuelle Produktivität – er ersetzt keine durchdachte Prozessarchitektur. Datenlogik, Modellwahl und viele technische Rahmenbedingungen liegen bei Microsoft. Wer Prozesse Ende-zu-Ende über mehrere Systeme hinweg automatisieren möchte, stösst mit einem reinen Assistenten-Ansatz schnell an Grenzen.

ChatGPT Enterprise: Starke Sprache, begrenzte Prozesslogik

OpenAI ChatGPT Enterprise ist eine unternehmensweite GPT-Plattform, mit der Firmen eigene Company GPTs erstellen. Typische Einsatzbereiche sind interne Chatbots, Analysefunktionen, automatisierte Workflows sowie der Aufbau einer internen Wissensbasis.

Für viele KMU bleibt jedoch eine Herausforderung bestehen: ChatGPT Enterprise ist aus Sicht der Anwender:innen sehr mächtig, aber die tiefe Integration in bestehende Fachsysteme, etwa ERP, Branchenlösungen oder individuelle Anwendungen, erfordert zusätzliche Entwicklungsarbeit. Dazu kommt, dass Fragen zu Datenstandort, Governance und Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter sorgfältig geklärt werden müssen – insbesondere für Schweizer KMU mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance.

HubSpot-Agenten: KI im CRM-Alltag

Agenten und Assistenten in HubSpot sind stark auf den CRM-Alltag ausgerichtet. Die KI-Funktionen sind direkt im HubSpot-CRM integriert und unterstützen Marketing, Vertrieb und Service. Dazu gehören kontextbasierte Antworten aus dem CRM, Unterstützung bei der Meeting-Vorbereitung oder Agenten, die Aufgaben eigenständig ausführen, beispielsweise bei der Lead-Qualifizierung, der Erstellung von Inhalten oder im Kundensupport. Zusätzlich gibt es Funktionen, die auch ausserhalb des CRMs genutzt werden können, etwa für Content-Erstellung oder Website-Chatbots.

Trotz dieser Funktionen bleibt der Wirkungsbereich klar umrissen: HubSpot-Agenten sind auf CRM-Prozesse fokussiert. Sobald ein KMU komplexere Prozessketten abbilden möchte, die beispielsweise ERP, Logistik, Buchhaltung oder individuelle Fachsysteme einbeziehen, stösst eine rein CRM-zentrierte KI-Strategie an strukturelle Grenzen. Für Unternehmen, deren Wertschöpfung weit über das CRM hinausgeht, ist HubSpot-KI daher eher Spezialist als Gesamtlösung.

NORTHBOT: KI-Plattform für KMU, die mehr als Assistenten wollen

NORTHBOT ist als KI-Plattform für Unternehmen konzipiert, mit der sich eigene Chatbots, KI-Agenten und Workflows aufbauen lassen. Der Fokus liegt auf unternehmensspezifischer KI-Orchestrierung. Ziel ist es, Prozesse zu automatisieren und sowohl interne als auch externe Abläufe strukturiert und kontrolliert zu optimieren.

Für KMU ist besonders relevant, dass NORTHBOT in der Schweiz betrieben werden kann und Daten beispielsweise in Bern verbleiben. Die Plattform ist DSG- und DSGVO-konform, unterstützt Audits und bietet eine klare Governance über Zugriffe, Logs und Berechtigungen. Das ist gerade für Schweizer KMU und Organisationen in regulierten Branchen ein starkes Argument, weil sie Kontrolle über Datenstandort und Datenhaltung behalten wollen.

Modelle und KI-Technologie: Was steckt darunter und wie wird entschieden?

Bei Microsoft Copilot ist zentral, dass Anwender:innen die eingesetzten KI‑Modelle nicht selbst auswählen können. Welche Modelle verwendet werden, entscheidet das System kontextabhängig im Hintergrund. In der Vergleichstabelle werden dabei unter anderem folgende Bausteine genannt: GPT‑5 für strukturiertes Reasoning, Schreiben und Zusammenfassungen, der sogenannte Prometheus‑Layer für Bing‑basierte Faktenanreicherung und Grounding, Microsoft Graph für den Zugriff auf Unternehmensdaten wie Dokumente oder Kalender sowie eine Modell‑Switching‑Logik, die je nach Produkt und Aufgabe unterschiedliche Modelle kombiniert. Zusätzlich ist festgehalten, dass Microsoft seit Mitte 2025 in der gesamten Microsoft‑365‑Copilot‑Suite auf GPT‑5 setzt.

OpenAI ChatGPT Enterprise nutzt GPT‑4‑turboals als zentrales Modell, mit optionalem Zugriff auf GPT‑4.1 oder Fine‑Tuning‑Varianten. Eine automatische Multi‑LLM‑Routing‑Logik, wie sie bei Copilot beschrieben ist, ist in diesem Ansatz nicht vorgesehen.

Bei den Agenten und Assistenten in HubSpot kommt ein OpenAI‑basiertes GPT‑4‑Modell zum Einsatz, das speziell für die Breeze‑Intelligence‑Anwendungen im HubSpot‑Ökosystem optimiert wurde.

NORTHBOT ist dagegen bewusst modellunabhängig aufgebaut. Die Plattform kombiniert Sprach‑ und KI‑Modelle, die gezielt auf Unternehmensprozesse ausgerichtet werden können; aktuell stehen 93 gängige Large Language Models zur Verfügung, die je nach UseCase ausgewählt und orchestriert werden.

Wann ist nun welche Lösung sinnvoll?

Aus der Perspektive eines KMU ergeben sich dadurch unterschiedliche Rollen der genannten Lösungen. Copilot ist ideal, wenn zuerst die individuelle Produktivität im Office-Alltag gesteigert werden soll. ChatGPT Enterprise ist sinnvoll, wenn interne Wissensarbeit, Texte und Analysen im Vordergrund stehen. HubSpot-Agenten bieten Mehrwert für Unternehmen, deren Geschäft stark vom CRM und den dortigen Prozessen geprägt ist.

Sobald jedoch Prozesse über mehrere Systeme hinweg orchestriert werden sollen, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfliessen und Themen wie Schweizer Datenhaltung, Governance und Modell-Flexibilität eine Rolle spielen, rückt NORTHBOT als KI-Plattform für KMU in den Mittelpunkt. In vielen Fällen ist die beste Antwort deshalb keine Entweder-oder-Entscheidung, sondern eine Kombination: Copilot oder ChatGPT für den persönlichen Arbeitsalltag, HubSpot-KI für CRM-Fälle – und NORTHBOT als übergeordnete KI-Schicht, die Prozesse, Datenquellen und Modelle koordiniert.

Fazit: KI bei KMUs braucht Architektur – nicht nur Tools

KI im KMU bedeutet nicht, möglichst viele KI-Tools gleichzeitig auszuprobieren. Entscheidend ist eine Architektur, in der KI stabil, nachvollziehbar und skalierbar Mehrwert liefert. Dazu gehört eine klare Vorstellung der wichtigsten Use Cases, eine Plattform, die diese Use Cases technisch tragen kann, und Rahmenbedingungen, die zu den regulatorischen und organisatorischen Anforderungen eines KMU passen.

Genau hier setzt NORTHBOT an. Die Plattform versteht sich nicht als weiteres isoliertes KI-Tool, sondern als KI-Gesamtlösung für KMU, die Prozesse, Daten und Modelle intelligent verbindet – mit Schweizer Datenhaltung, klarer Governance und der Möglichkeit, unterschiedliche KI-Modelle gezielt einzusetzen. Für KMU, die KI nicht nur testen, sondern nachhaltig verankern wollen, ist das der entscheidende Unterschied.

Zusammenfassung